Et bestyrelsesmøde kan ses som jeres mulighed for at tage alle forældres interesser op i et lille forum. På mødet taler I som forældrerepræsentanter på vegne af alle forældre.
Derfor skal I ikke bare tænke over, hvordan I afvikler mødet, men også på, hvordan I får information fra de andre forældre med ind til mødet og med derfra ud til de andre forældre igen.
Kig med når vi holder gratis webinar om bestyrelsesarbejdet
Aftalepapir for jeres bestyrelses- eller forældrerådsmøder
I hver bestyrelse eller råd bør der være en lokal forretningsorden. Forretningsorden kan ses som et beslutningspapir for bestyrelsens arbejde. Her kan I beskrive, hvordan I vil afvikle et godt møde. I kan tage forretningsordenen op til revision hvert andet år, så den er opdateret til den måde, I ønsker at arbejde på som bestyrelse.
Mødekadence
I beslutter selv, hvor mange møder, I vil holde i bestyrelsen eller forældrerådet. En typisk kadence er 4-5 møder om året. Ofte er mødekadencen angivet i de kommunale styrelsesvedtægter og anviser et mindste antal møder, I skal holde om året. Det forhindrer jer dog ikke at holde flere møder. Hvis der er flertal for det, kan I skrive det ind i forretningsordenen, som er gældende for netop jeres bestyrelse. I kan også aftale, at der gerne må indkaldes til spontane møder, hvis der opstår en akut situation, som for eksempel nye Corona-retningslinjer. I kan også aftale, at kun formanden hasteindkaldes til denne type møder.
Mødedeltagere til bestyrelsesmøder er:
- Forældrerepræsentanter
- Personalerepræsentanterne
- Lederrepræsentant
- Evt. en område-/klyngeleder eller indbudt fagperson
Indkaldelse
Lederen indkalder til møderne, nogle gange i samarbejde med formanden for bestyrelsen. I kan vælge at fastsætte datoer for et helt år ad gangen, så alle kan få møderne i kalenderen. På den måde er der større chance for, at alle kan deltage. I kan også beslutte, at møderne skal ligge på skiftende ugedage, hvis nogen for eksempel altid er forhindret om mandagen.
Dagsorden
Dagsordenen for mødet er også et samarbejde mellem leder og formand. Alle forældrerepræsentanter bør have mulighed for at tilføje punkter til dagsorden, gerne 14 dage før mødet. Sørg for, at leder eller formand sender en besked ud til alle og minder om, at man skal sende punkter til dagsorden, så alle husker det. Punkterne kan være nogle, I selv har tænkt over, eller som nogle af de andre forældre er kommet til jer med.
Sæt tid til hvert punkt, så I ikke fortaber sig i det første punkt på dagsorden og derfor ikke når alle punkter igennem. Hvis I ikke bliver færdige med et punkt, kan I aftale at tage det op igen til næste bestyrelsesmøde.
Det kan være en fordel, at punkterne til dagsorden enten skrives på som et
- Debatpunkt
- Beslutningspunkt
- Orienteringspunkt
Punkter til orientering, for eksempel om, hvordan det går med de enkelte stuer, kan I med fordel aftale, at lederen sender ud på skrift sammen med dagsorden for mødet. Ofte går der mange dyrebare minutter med en orientering, som bestyrelsen ikke har nogen reel indflydelse på, og som er mindst lige så relevant for den øvrige forældregruppe. Hvis I bliver orienteret inden mødet, vinder I mere tid til debat om de emner, bestyrelsen har på hjerte.
Formøder
Som forældre spiller I en særlig rolle i institutionen og har også nogle særlige interesser. Det kan være en rigtig god ide at holde et formøde inden bestyrelsesmødet kun for jer forældre. Her kan I stille og roligt diskutere de punkter, der skal til debat på bestyrelsesmødet, og finde ud af, hvad I har af holdninger og ønsker. Personalet mødes jo også uden jer, så det er der ikke noget forgjort i. Orienter dog meget gerne jeres leder om, at I holder formøder, så der ikke opstår utryghed. Gennemsigtighed og åbenhed er vigtige ingredienser i et tillidsfuldt forhold.
Få taletid og gør mødet interessant
De fleste af os har prøvet at sidde til møder, hvor de samme talte hele tiden, og/eller hvor man aldrig rigtig kom til sagen. Hvis I skal blive ved med at være motiverede, er det vigtigt, at I afvikler møderne på en måde, så I får det bedste ud af dem. Gode vaner skaber gode møder.
I kan beskrive i jeres forretningsorden, hvordan I ønsker at fordele rollerne som referent og ordstyrer. I kan for eksempel beslutte, at lederen altid er referent, og at ordstyrerposten roterer mellem forældrerepræsentanterne.
Afstemning
Bestyrelsen består af forældrerepræsentanter, leder og medarbejderrepræsentanter. Det er vigtigt, at forældrene altid har et flertal af pladserne. De fleste ting kan I tale jer til rette om, men der er også nogle beslutninger, som I må ende med at stemme om. Alle forældrerepræsentanter, som deltager ved mødet, har stemmeret. Det varierer fra kommune til kommune, om personalet i bestyrelsen har stemmeret. Lederen har aldrig stemmeret.
Hvis en afstemning i forældrebestyrelsen ender uafgjort, vil formandens stemme ofte være den afgørende. Om det er sådan hos jer, kan I se i jeres kommunes styrelsesvedtægt.
Den gode mødekultur
Du sidder i forældrebestyrelsen for at være med til at påvirke dit barns institution. Du har nogle holdninger til, hvordan hverdagen skal køre, sikkert en masse gode ideer og måske også nogle bekymringer. Møderne er det sted, hvor du har indflydelse. Det er her, I tager beslutninger. Derfor er det så vigtigt, at møderne forløber godt – at I har en god mødekultur.
Lær hinanden at kende
Jo hurtigere I får etableret en god og tryg mødekultur, desto bedre. En måde at lære hinanden at kende på, er at arbejde med nogle spørgsmål, som kan fortælle lidt om, hvem I er, og hvilke styrker I hver især bringer til bestyrelsen. Prøv at tage en runde, hvor alle bestyrelsesmedlemmer (også personale og leder), svarer på følgende spørgsmål:
- Hvorfor valgte du at stille op til forældrerådet/bestyrelsen?
- Hvilke ønsker og forventninger har du til samarbejdet?
- Hvilke særlige styrker har du? (alt fra, at du er skarp til it til, at du kender en masse i lokalområdet eller har adgang til et lokale, hvor institutionen kan komme på besøg. Man behøver hverken være pædagog eller professor for at sidde i bestyrelsen).
- Hvad vil gøre det meningsfuldt for dig at bruge en aften på et møde i bestyrelsen?
Vælg en mødeleder
En mødeleder skal sørge for, at I kommer fra ét punkt til et andet på dagsordenen, at alle punkter bliver behandlet – eller eventuelt udsat til næste møde – og at alle får taletid. Som regel er det lederen eller formanden, der er mødeleder, men I kan også lade opgaven gå på tur. Mødelederen fungerer også som ordstyrer, der laver en taleliste og sørger for, at alle får sagt det, de vil. For at aflaste mødelederen kan det være en god idé at splitte opgaven op, så der både er en mødeleder og en ordstyrer. Hvis alle skal blive ved med at være motiverede, må det ikke være de samme få, måske meget udadvendte, der taler hver gang. Talelisten sørger for, at der er tid og plads til alle.
Hold en god tone
Samarbejde er det store kodeord, og det kan måske lyde nemt, men er det ikke altid. Det kan være svært at forstå hinandens synspunkter, især når det handler om vores børn. Husk derfor altid at:
- Lytte til hinanden
- Stille nysgerrige spørgsmål, hvis der er noget, I ikke forstår
- Udtrykke en bekymring frem for at anklage eller bebrejde – hold jer på egen banehalvdel
- Undgå at afbryde eller hæve stemmen over for hinanden
Forbered jer på uenighed
Hvor holdninger mødes, vil der også være uenigheder. Det er helt naturligt. Hvis I fra starten taler om, hvordan I vil gøre, hvis I bliver uenige, har I bedre mulighed for at klare det, når sindene måske koger på et tidspunkt. I kan i fredstid tage en snak om for eksempel disse spørgsmål:
- Hvordan håndterer I snak i krogene om en verserende sag?
- Hvis der opstår uenighed om for eksempel sukkerpolitik, hvordan vil I så løse det?
- Hvordan vil I forebygge, at alle kommer til orde, og ikke kun de mest højtråbende?
- Hvordan får I inddraget resten af forældregruppen om beslutningspunker, som giver anledning til meget debat i bestyrelsen?
- Hvornår sendes en beslutning til afstemning, og hvem sender den?
- Hvordan håndterer I en beslutning, som er vedtaget, men nogle stadig er meget uenige i – uden at den bliver ved med at larme? Hvordan kan en beslutning fredes?
- Hvordan husker I jer selv på, at I repræsenterer alle børn, ikke kun jeres egne?
- Hvornår er det okay at bruge skriftlig kommunikation, og hvornår skal der et en telefonsamtale eller et fysisk møde til?
- Hvem kan I bede om hjælp, hvis et møde er meget svært (for eksempel den pædagogiske konsulent, næste led i ledelsen, en person fra forvaltningen)?
Kontakt forældrerådgivningen
Hvis du har spørgsmål til arbejdet i din bestyrelse, på tlf. 7370 7379 mandag, tirsdag, torsdag og fredag kl. 9.30-13.30. Vores rådgivning er gratis og anonym!
FOLA uddanner også forældrebestyrelser
Som forældrebestyrelse er der nogle virkelig gode muligheder for at få indflydelse på ens barns dagtilbud. Men man skal kende sine kompetencer, før man kan anvende dem!
Vi hjælper med at oversætte kompliceret lovstof og formuleringer som "indstillingsret" og "anvendelse indenfor budgetrammen", til konkrete opgaver og handelmuligheder for jer forældre.
Vi styrker samarbejdet internt i bestyrelsen og med resten af huset, så jeres forældresamarbejde kan blomstre til glæde for hele husets familier og personaler.
