Når mange medarbejdere er fraværende, eller flere stopper inden for kort tid, bliver personalesituationen ofte et tema i forældrebestyrelsen eller forældrerådet. Forældrene bliver bekymrede, børnene møder måske flere skiftende voksne, og det kan blive uklart, hvem familierne skal gå til med spørgsmål om deres barn.
Det er naturligt, at bestyrelsen bliver optaget af situationen. Men det er også vigtigt at kende sin rolle.
Bestyrelsen må gerne arbejde med, hvordan en ustabil personalesituation påvirker børnene og familierne. Men den skal som udgangspunkt ikke gå ind i den enkelte medarbejders personalesag.
Hold fast i forskellen mellem personalesagen og konsekvenserne for børnene
Det kan være svært at holde den skelnen i praksis, især hvis forældregruppen er meget urolig, eller hvis der går mange rygter om, hvorfor medarbejdere er sygemeldte eller siger op.
Her er det vigtigt, at bestyrelsen holder fast i det område, den faktisk kan handle på. I kan godt være optagede af, om børnene møder nok kendte voksne, om afleveringerne fungerer, om forældrene ved, hvem de skal gå til, og om der er en tydelig plan for at skabe mere stabilitet.
Men bestyrelsen skal ikke forsøge at få indsigt i, hvorfor en bestemt medarbejder er sygemeldt, hvad en konflikt med ledelsen handler om, eller hvilke aftaler der er indgået i forbindelse med en opsigelse.
En god tommelfingerregel er derfor: Spørg til konsekvenserne og løsningerne, ikke til den enkelte medarbejders sag.
Hvad kan bestyrelsen få at vide?
At noget handler om personale, betyder ikke, at ledelsen slet ikke kan fortælle bestyrelsen eller forældregruppen noget.
Der er forskel på oplysninger om den enkelte medarbejder og oplysninger om, hvordan institutionen håndterer en vanskelig situation.
Bestyrelsen kan derfor godt efterspørge viden om, hvordan fravær og udskiftning påvirker børnenes hverdag, hvordan huset organiserer sig i perioden, om der bruges faste vikarer eller hjælp fra andre stuer, hvordan forældrene bliver informeret, og hvad der arbejdes med på længere sigt for at skabe mere stabilitet.
I kan også spørge, om der er slået stillinger op, eller om der bliver lavet ændringer, som skal gøre institutionen mindre sårbar ved fravær.
Til gengæld skal bestyrelsen som udgangspunkt ikke forvente at få oplysninger om årsagen til en bestemt medarbejders sygdom, diagnose, private forhold, konflikt med ledelsen eller indholdet af en fratrædelsesaftale.
Spørg til konsekvenserne og løsningerne, ikke til den enkelte medarbejders sag.
Hold fokus på børnene
Når der er meget fravær, er det nærliggende at begynde at diskutere, hvad der mon foregår i personalegruppen. Men bestyrelsen risikerer hurtigt at bevæge sig ind på et område, hvor den hverken har den fulde viden eller kompetencen til at handle.
Vend derfor blikket mod det, I faktisk kan se.
Måske møder børnene mange forskellige voksne. Måske er afleveringerne blevet sværere, eller forældrene ved ikke længere, hvem de skal give vigtig information til. Det kan også være, at der mangler kontinuitet omkring børnene, eller at det er blevet svært at få en samtale med en voksen, der kender barnet godt. Det er relevante bestyrelsesproblemstillinger.
I stedet for at spørge:
“Er der dårligt arbejdsmiljø på stuen?”
kan I for eksempel sige:
“Vi oplever gennem længere tid stor udskiftning blandt de voksne, og vi kan se, at det påvirker børnene og familierne. Hvad bliver der gjort for at skabe større stabilitet?”
Hjælp forældrepar videre
Som bestyrelsesmedlem kan du blive kontaktet af en forælder, der er bekymret for sit barn.
Hvis et barn for eksempel har fået meget sværere afleveringer efter mange personaleskift, skal bestyrelsen ikke overtage den konkrete sag. Den skal som udgangspunkt tages med personalet eller ledelsen.
Men bestyrelsen kan bagefter spørge sig selv, om der ligger en mere generel problemstilling bag. Er der mange familier, der oplever det samme? Er der for få kendte voksne til stede om morgenen? Er det uklart, hvem forældrene skal gå til? Eller fungerer kommunikationen omkring afleveringen ikke godt nok?
Det er dér, bestyrelsen har en rolle.
Her kan FOLAs Kommunikationstrappe være et godt redskab til at finde ud af, hvor en henvendelse hører hjemme, og hvornår noget bør løftes fra en konkret sag til en mere generel problemstilling.
Bestyrelsen kan hjælpe med kommunikationen
Når der mangler personale, vil ledelsen ofte bruge meget energi på at få hverdagen til at hænge sammen. Men netop i de perioder bliver god information til forældrene ekstra vigtig.
Hvis forældrene ikke ved, hvad der foregår, eller hvad der bliver gjort, opstår der let egne forklaringer og rygter.
Forældrene behøver ikke kende årsagen til en medarbejders fravær, men de har brug for at vide, hvordan situationen bliver håndteret, og hvad den betyder for deres børn.
Her kan bestyrelsen være en god sparringspartner for ledelsen. Hvilken information mangler forældregruppen? Skal der sendes en fælles orientering? Er der behov for et ekstraordinært forældremøde? Og hvordan kan ledelsen tydeligt forklare både, hvad den kan fortælle, og hvad den af hensyn til medarbejderne ikke kan dele?
God information handler ikke om at fortælle alt, men om at fortælle det, forældrene har brug for at vide om børnenes hverdag.
Hvad med personalets arbejdsmiljø?
Når flere medarbejdere bliver sygemeldt eller siger op, er det naturligt, at forældre begynder at spekulere på, om arbejdsmiljøet er en del af forklaringen.
Men forældrebestyrelsen er ikke arbejdspladsens arbejdsmiljøorganisation. I skal derfor ikke begynde at undersøge, hvilke medarbejdere der er utilfredse, afdække konflikter eller samle medarbejdernes forklaringer.
Det betyder ikke, at I skal ignorere vedvarende ustabilitet. Hvis konsekvenserne rammer børnene, er det relevant at reagere. Men hold spørgsmålet på jeres eget område.
“Vi kan se, at den vedvarende personaleudskiftning har konsekvenser for børnene. Hvad arbejder organisationen med for at skabe større stabilitet omkring dem?”
Når medarbejdere går til forældrene
Nogle gange fortæller en medarbejder en forælder eller et bestyrelsesmedlem om konflikter med ledelsen, dårligt arbejdsmiljø eller årsager til kollegaers opsigelser.
Det kan være svært at sidde med den viden, især hvis man har kendt medarbejderen længe. Men bestyrelsen bør ikke overtage personalesagen.
I hører kun én side af historien og kender ikke nødvendigvis de øvrige medarbejderes perspektiv, ledelsens vurdering eller de forhold, der ligger bag.
Medarbejdere har andre steder, de kan gå hen med problemer på arbejdspladsen, blandt andet deres leder, tillidsrepræsentant, arbejdsmiljørepræsentant, overordnede ledelse eller fagforening.
Hvis et bestyrelsesmedlem får oplysninger, som giver anledning til reel bekymring, bør de derfor ikke begynde at cirkulere i bestyrelsen eller forældregruppen.
Vend i stedet tilbage til bestyrelsens eget spørgsmål: Har situationen konsekvenser for børnene, som vi skal reagere på?
Hvad gør I, hvis situationen varer ved?
En periode med sygdom og opsigelser kan tage tid at komme igennem, og det er ikke nødvendigvis et faresignal, at institutionen ikke har fundet en permanent løsning efter få uger.
Men hvis ustabiliteten fortsætter gennem længere tid og påvirker børnene, kan bestyrelsen godt efterspørge en tydeligere plan.
Beskriv det, I konkret ser. Det kan være, at børnene gennem længere tid møder mange skiftende voksne, at flere familier fortæller om svære afleveringer, eller at forældrene ikke oplever, at der er en fast voksen at tale med om børnenes trivsel.
Spørg derefter til både den korte og den lange plan. Hvad bliver der gjort lige nu? Hvordan sørger institutionen for mest mulig genkendelighed for børnene? Bruges der faste vikarer? Er der slået stillinger op? Og hvilke langsigtede tiltag arbejdes der med?
Hvis situationen fortsætter uden tilstrækkelig handling eller information, kan bestyrelsen gå videre til det relevante næste ledelsesniveau. Det kan afhængigt af organiseringen være områdeledelse, klyngeledelse, forvaltning eller en institutionsbestyrelse.
Ikke alle bestyrelser har samme kompetencer
Denne guide tager først og fremmest udgangspunkt i en almindelig kommunal forældrebestyrelse eller et forældreråd uden personaleansvar.
I selvejende og private institutioner kan bestyrelsen have andre og mere vidtgående kompetencer. Det afhænger blandt andet af institutionens ejerform, organisering og vedtægter.
Er I i tvivl om, hvilke kompetencer netop jeres bestyrelse har, så find institutionens vedtægter frem.
Er institutionen medlem af FOLA, kan I også kontakte os og få sparring på jeres konkrete situation.
